Berge voller Arbeit, volle Schreibtische, Termindruck, Stress, E-Mail-Postfächer, die überquellen und dann noch Facebook, Xing und das allgegenwärtige Telefon… – wem schreibe ich das. Viele Menschen sind so eingespannt in das alltägliche Berufsleben, dass garnicht die Zeit bleibt, sich einmal Gedanken über die Zukunft, das Leben an sich, die eigenen Vorlieben, Wünsche und neue Entscheidungen zu machen. Das Fazit des Einzelnen ist klar: Es ist nicht zu schaffen!

Und da beginnt schon der Teufelskreislauf, denn das Ziel ist ungeeignet formuliert: Fertig werden? Womit? Mit all der Arbeit, die zu tun wäre. Genau hier lauert eine echte Falle: Die meisten von uns werden nicht fertig, werden niemals alle Aufgaben vollständig und für eine längere Zeit erledigt haben. Es liegt weder in der Natur der Sache noch wäre es wünschenswert. Nur bedeutet diese Erkenntnis doch vor allem eins: Wir dürfen lernen, unsere eigene Leistung an einem anderen Maßstab zu messen, uns anders zu beurteilen, indem wir eine neue, geeignete und für jeden einezlnen Menschen geeignete Skala zu finden.

Wie fangen Sie an?

Planen Sie den Tag realistisch, der heute oder spätestens morgen früh wieder vor Ihnen liegt? Das wäre der erste Schritt, den ich Ihnen nachdrücklich empfehle. Wenn ich zum Beispiel den ganzen Tag Seminar habe, werde ich maximal vier Stunden nebenher E-Mails beantworten, Rechnungen schreiben und andere Bürotätigkeiten erledigen wollen. Ich schreibe bewusst nicht können, die vier Stunden sind das Arbeitspensum, das ich einzubringen bereit bin. Es könnten auch „nur“ zwei sein oder eine. Das hängt von mir ab, von dem Tag, meinen Prioritäten, die ich meinen Aufgaben heute gebe.

Nun teilen Sie im nächsten Schritt gedanklich ein: Vier Stunden bedeuten in meinem Fall konkret: 1 Stunde E-Mails, 1 Stunde Seminarbuchungen und Rechnungen, Kontencheck und Steuer, 1 Stunde allgemeine Aufgaben am Schreibtisch (Ablage, ToDo-Kontrolle etc.) und 1 Stunde für diesen Newsletter. Ist nur ein Beispiel, das allerdings ein paar Vorannahmen enthält. Zum Beispiel diese: Keine Telefonate an diesem Tag, keine Skype-Anrufe, kein Facebook und kein Xing. Ich werde keine Hotelbuchungen vornehmen und auch keine Flüge buchen, weil ich es nicht eingeplant habe. Punkt!

Entscheiden heißt hier vor allem: Weglassen!

Jetzt darf ich mich an die Aufgaben heranmachen, weiter im Detail priorisieren, weil etwa von den 40 Mails in meinem Posteingang einige dringender bearbeitet werden dürfen, während andere ruhiig noch ein wenig liegen bleiben können. Also teile ich innerhalb der einzelnen Blöcke weiter ein, schaffe klare Übersicht, um dann ins Detail zu gehen.

Wenn Sie dann am Ende eines Tages unzufrieden mit sich sein wollten, würden Sie einfach darauf achten, was Sie nicht erledigt haben (also etwa auf den nicht gebuchten Flug oder so) und nicht auf das, was Sie erledigt haben. Ich drehe solche Perspektiven gerne um: Können Sie damit leben, dass Sie eine Entscheidung getroffen haben?

Ich weiß, dass Ihr Chef, wenn Sie einen haben, vielleicht anders eingeteilt hätte. Und ich mag die Chefs, die ihren Mitarbeitern die Entscheidung für die Priorisierung überlassen und nur über die Konsequenzen sprechen, damit die Priorisierung im Lauf der Zeit mit den Anforderungen des Business besser übereinstimmen, sich die Mitarbeiter quasi selbst kalibieren.

Zusammengefasst: Sie werden nie fertig! Setzen Sie ein realistisches Tagesziel, realisitische Stundenziele. Und messen Sie Ihre persönliche Leistun nur an diesen Ergebnissen. Übrigens: Ich setze die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe gerne künstlich doppelt so hoch an, wie ich glaube, dass ich benötige. Dann brauche ich oft nicht die angesetzte Zeit und fühle mich dadurch deutlich überlegen. Mir selbst überlegen und meiner Planung – ich wachse immer mehr über mich selbst hinaus. Wow!

Viel Spaß geim Ausprobieren, ich freue mich auf Ihr Feedback dazu!